Um dos grandes problemas que influenciam diretamente na produtividade no trabalho é a falta de organização, o acúmulo de papéis, o lixo, a quantidade de abas abertas no navegador de internet, atividades por realizar, etc. Todos esses fatores podem fazer com que você se perca em seus objetivos.
A organização é essencial em todas as áreas da nossa vida, mas, no ambiente de trabalho, ela se torna ainda mais importante.
E, se você que trabalha ou quer trabalhar, com revenda de produtos, deve ter ainda mais prioridade, já que o sucesso do seu negócio depende, em parte, da organização no trabalho que você tem.
Imagine que as contas do seu negócio estão todas desorganizadas. Contas atrasadas e juros correndo sobre os atrasos. Pior ainda, imagine que você gastou mais do que deveria e não vai ter como reabastecer o seu estoque. Serão dias e dias sem realizar uma venda.
Agora, imagine se você se esquecer de enviar uma encomenda para uma cliente. Sua reputação já não será mais a mesma!
Mas esses são apenas alguns exemplos de problemas que podem ocorrer quando falta organização no trabalho. Quer evitar tudo isso? Nunca é tarde para fazer um balanço do que foi feito de certo e errado, quais foram os resultados alcançados até aqui, corrigir as falhas e evoluir, certo?
Por que não aproveitar este momento para fazer também uma faxina geral na sua mesa e adquirir novos hábitos de organização? Então confira 10 formas de manter tudo em ordem!
1. Tenha uma lista de atividades diárias
Qual a melhor forma de não se esquecer de todas as suas tarefas do dia? Sim, criando uma lista com todos os seus afazeres. O ideal é preparar a lista no dia anterior, baseando-se nos compromissos que firmou a cada dia.
Essa lista pode incluir visitas às clientes, reuniões na sua própria casa, uma viagem até o seu fornecedor, uma passada nos correios ou mesmo uma ligação importante que você precisa fazer.
A lista deve ser feita do jeito que for melhor para você. Pode ser uma simples anotação em uma agenda, em um quadro branco ou no celular. Você ainda pode usar alguns aplicativos, como a agenda do Google, para ter mais organização no trabalho. Tente armazenar o máximo de informações no seu computador.
Manter as informações no computador é uma maneira de evitar um grande número de papéis.
Livre-se dos papéis que você não precisa mais e que estão ocupando espaço. Procure digitalizá-los e armazenar no seu computador, de preferência em alguma plataforma, como o Google Drive, que você possa acessar de qualquer lugar do mundo.
2. Boa organização no trabalho = Planejamento!
Um erro muito comum, cometido por todos nós na hora de realizar algumas atividades, é colocar tudo na ordem errada. Seu dia só possui algumas horas, por isso, é muito importante que você aprenda a resolver o que tem mais urgência.
Para isso, na hora que for elaborar sua lista de atividades diárias, procure colocá-las em uma ordem de importância. O que não pode ficar para depois de jeito nenhum? Alguma das duas atividades tem um prazo para ser cumprida? Qual das tarefas terá um impacto menor no seu negócio, se for realizada por último ou se estiver atrasada?
Sugiro utilizar o método KANBAN
É muito importante que você evite viver na urgência. Se você tem muitas tarefas urgentes para resolver, quer dizer que você está administrando o seu tempo da forma errada. O ideal é priorizar as atividades mais importantes e evitar que elas virem atividades urgentes.
3. Reserve um horário para cada atividade
Começar seu dia com todas as atividades em mente é muito útil, mas é preciso decidir em qual horário cada uma delas será realizada ou você corre o risco de atrasar alguma. Portanto, faça uma estimativa de quanto tempo você leva para resolver cada questão.
Para isso, é preciso levar alguns fatores em consideração, como o trânsito, a distância do lugar aonde você vai, o meio de transporte que você vai utilizar e até mesmo quanto tempo levará em cada compromisso.
Você não precisa seguir os horários à risca, mas ter esse controle ajudará a evitar que você gaste tempo demais em um lugar e se esqueça de outro. Lembre-se de que, sempre que houver um compromisso marcado com alguma cliente, é imprescindível que você não se atrase.
Dessa forma, você saberá quais atividades demandarão mais tempo e como se programar para que todas sejam realizadas dentro do cronograma estipulado.
4. Evite perder tempo com distrações
Um dos maiores desafios para trabalhar é vencer as distrações, principalmente Redes sociais, conversas paralelas, uso de telefone e celular, pausas extensas para o lanche ou café, filhos pequenos, tudo isso influencia negativamente na produtividade e no final das contas, pode fazer muita diferença na entrega dos resultados.
Por isso, é importante tentar controlar essas distrações, principalmente o celular, vilão que tira a concentração da sociedade mundial. Melhor deixar no silencioso, desligar ou guarda-lo dentro da gaveta, longe dos seus olhos, para não correr o risco de dar uma olhadinha e passar o tempo.
Alguns serão inevitáveis, por isso, você pode tentar fazer uma observação sobre o que é uma procrastinação sua e o que é realmente urgente.
5. Sempre faça uma pausa
Pois é, acabei de dizer para você evitar distrações, mas uma pausa não é o mesmo que uma distração. Ela terá um tempo certo de duração e serve para você não ficar sobrecarregada. E essas pausas são ainda mais importantes quando você passar o dia inteiro em casa.
Pausas curtas e regulares são essenciais para que o seu rendimento e performance não caiam e assim, você consiga manter o foco para realizar o seu trabalho da melhor forma possível.
Tome um café, dê uma olhadinha em um vídeo engraçado na internet, faça um alongamento ou até mesmo uma pequena série de exercícios. Todas essas são práticas que relaxam o corpo e recarregam a energia para enfrentar os desafios do dia.
Se sua rotina é muito corrida e você sente que não existe espaço para pausas, procure aprender a separar o horário de trabalho da sua vida pessoal. Afinal, uma das maiores vantagens de quem trabalha por conta própria é poder decidir o horário que quer trabalhar, por isso, tire proveito desse benefício.
Não esqueça que você tem uma vida pessoal. Comece as atividades em um determinado horário e termine em outro. Depois que o expediente acabar, permita-se não responder mensagens, nem atender telefonemas, procure relaxar.
Aproveite sua família, planeje o dia seguinte, tome um vinho ou veja um filme. Essas são as recompensas de um longo dia de trabalho e você merece todas elas.
6. Comece a trabalhar cedo
Chegue uns minutos mais cedo na empresa para que o processo de organização não tome o tempo do seu trabalho e acabe prejudicando as suas atividades e entregas. Ou como disse que uma das vantagens de trabalhar em casa é poder escolher o horário de trabalho, mas sugerimos que você comece o mais cedo possível.
É muito mais benéfico quando você começa a organizar suas atividades logo pela manhã.
Seu tempo será muito melhor aproveitado, você se sentirá mais disposta e ainda poderá encerrar o expediente mais cedo. Estender a jornada de trabalho pode não ser uma boa opção. Defina uma hora para finalizar suas tarefas e tente cumprir. Trabalhar cansado e com pouca energia gera um ambiente também de pouca organização e concentração.
7. Tenha um histórico dos acontecimentos
Você lembra exatamente o que aconteceu há exatos seis meses, em uma data específica? Provavelmente, não!
Quando se tem um negócio, é essencial ter um histórico dos acontecimentos mais recentes, afinal, você não pode responsabilizar seu cérebro por não se recordar de tudo. E saber o que aconteceu durante um ano nas suas vendas é importante até mesmo para observar as mudanças que precisam ser feitas e as práticas que dão mais resultado.
Por isso, procure manter um arquivo de tudo o que você faz. Anote todas as vendas, os produtos que mais foram vendidos, o perfil dos clientes que mais compraram e até as épocas do ano em que você vendeu menos. Tudo isso serve de base para você resolver problemas e melhorar o seu negócio.
E mantenha-os em ordem, seja prático e rápido na busca de informações e documentos. Perder tempo em procurar papeis é perder concentração, perder o foco. Para que isso não aconteça, tenha as gavetas bem documentadas e dividas por pastas, tal como faz no computador.
8. Tenha um propósito para sua tarefa
Quando você busca um sentido para aquilo que está fazendo, sua concentração no trabalho melhora 100%. Como afirma o doutor Ricardo Monezi, da Unifesp: “Para convencer o cérebro de que sua atividade profissional é importante, é preciso mostrar a ele que ela faz com que você cresça e também com que se divirta de alguma forma.
Ou seja, a dica é tentar ver o lado bom da atividade que você está fazendo, mesmo que não seja a atividade dos seus sonhos. Se for algo chato, pense que, por trás, existe um propósito, uma missão maior”.
9. Postura correta também influencia
Uma postura correta e confortável pode fazer com que seu cérebro não fique concentrado no cansaço do corpo do que no trabalho. Por isso, mantenha uma postura que vai te deixar acomodado o dia todo.
10. Aplicativos que podem te ajudar a manter a organização no trabalho
Alguns aplicativos possuem funcionalidades que podem te ajudar a manter a organização no trabalho.
ClearFocus: a ferramenta permite que você fragmente a sua rotina de trabalho em grupos de 25 minutos e estabeleça pausas na sua jornada do dia;
Neotriad: com o aplicativo, você cria listas com as atividades a serem desenvolvidas no dia e determina o tempo que cada uma levará, resultando assim, na otimização do tempo e foco nas suas tarefas;
Selfcontrol: através do programa você bloqueia o acesso a sites que podem te distrair durante a realização das suas atividades como por exemplo, redes sociais e e-mails;
Viu só como a organização no trabalho é importante? Manter tudo em ordem só trará benefícios para você. Sua motivação será muito maior quando você tiver tudo organizado. Além disso, o estresse não será mais um problema e seu desempenho será outro!
Benefícios da organização no trabalho
- Aumenta o desempenho do colaborador;
- Diminui o estresse;
- Otimiza a execução das atividades;
- Aumenta a motivação;
- Melhora a imagem da empresa;
- Minimiza os problemas de saúde;
- Melhora o relacionamento interpessoal;
- Favorece a gestão do tempo;
- Previne imprevistos e a perca de documentos importantes;
- Aumenta a criatividade.
Essas dicas simples podem te ajudar a realizar suas atividades com mais qualidade, ter um ambiente mais organizado e consequentemente mais produtivo. Aproveite-as e bom trabalho!
E você? Como você faz para manter uma rotina organizada? Quer dar sua própria dica? Conta pra gente aqui embaixo, nos comentários!
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